La liste de vérification de conformité dans un contexte de relève

Carine Monge, LL.L, LL.B, MBA, Directrice des opérations, Corporation de services du Barreau du Québec

Après avoir finalisé votre canevas du modèle d’affaires, réalisé l’analyse SWOT de votre pratique et cartographié un processus structuré de votre départ, il apparaît important de faire une vérification diligente de votre pratique. Cet exercice est primordial car il permet de porter attention à la conformité. 

D’ailleurs, que signifie le mot conformité? Pour plusieurs, c’est un terme à connotation plutôt négative pouvant déclencher des sueurs froides ou des nuits blanches. Pourtant, la conformité dans son sens large, au-delà du sens règlementaire, trace le chemin à suivre pour mettre en place et faire grandir une pratique solide. 

Je vous propose donc de porter attention à certains points plus pratiques, tels que :

• Établir un plan de transition précis sur 3 – 5 ans à partager avec ses employés et partenaires d’affaires.
• Obtenir le soutien de professionnels qui sont habitués au transfert d’entreprise tels que des comptables, des avocats ou des fiscalistes.
• S’assurer de bien organiser ses propres finances. Demander à l’un de ses collègues de nous faire une planification.
• S’assurer de la compétence et de la certification de l’acheteur.
• Évaluer la capacité de l’acheteur de s’occuper correctement de sa clientèle. Accepterait-il par exemple que vous parliez à certains de ses clients?
• Rédiger une entente écrite avec l’acquéreur de votre pratique. Essayer de prévoir avec lui un plan B au cas où un imprévu, comme la COVID-19, change la situation.
• Tenir, conserver et détruire les dossiers selon les exigences de la réglementation.
• Porter une attention particulière aux dossiers des personnes vulnérables. Avoir un CRM bien organisé avec des notes complètes qui permettraient à n’importe quel professionnel de comprendre la situation du client.
• Finaliser tous ses mandats actifs.
• Discuter avec ses employés de sa décision et ne pas les oublier dans la convention de vente.
• Informer ses partenaires d’affaires de son intention de départ.
• Avoir un dossier de plaintes clair et complet.
• Protéger les données personnelles des clients.
• Aviser ses clients de son départ avec un préavis plus long que court. La touche personnelle est toujours appréciée, or un appel est plus personnel qu’un courriel.
• S’assurer d’avoir un contrat d’assurance de responsabilité dont la couverture s’étend sur au moins cinq ans à compter de la date de cessation de sa pratique.
• Respecter la clause de non-concurrence ou de non-sollicitation.

Certains des points de cette liste ne seront pas faciles à réaliser, d’où l’importance de vous donner du temps. Je le répète dans cet article encore : la relève n’est pas un évènement x dans le temps, c’est un processus!

Cette liste n’est évidemment pas exhaustive et pourra être adaptée en fonction du cabinet auquel vous êtes rattaché, de vos priorités et de votre culture d’entreprise. Aussi, il peut s’avérer judicieux de contacter le département de conformité de votre cabinet pour la compléter. 

Le prochain article de cette série portera sur les principes de la segmentation de votre clientèle avant de penser à la retraite.