L’introduction du certificat électronique représente une amélioration notable par rapport à l’ancienne méthode papier, selon Dahlia Chalati, notaire à Montréal. « Les demandeurs peuvent faire une demande en ligne et obtenir un certificat valide dans un délai beaucoup plus rapide, parfois le jour même. »

Auparavant, il fallait attendre pour recevoir le document valide en format papier avec filigrane, un processus pouvant prendre jusqu’à 30 jours si le décès était récent. « Les notaires doivent inscrire au Registre des dispositions testamentaires les testaments qu’ils ont rédigés tous les 15 jours. Si le décès survient avant que le testament soit inscrit, la période d’attente sera plus longue », précise Mme Chalati.

Si le certificat est valide, les demandeurs (notaires, avocats et particuliers) le verront s’afficher à l’écran. Le document pourra être téléchargé, imprimé et partagé. « La loi sur le cadre juridique des technologies de l’information garantit que la copie électronique a la même valeur que la copie papier », souligne la notaire. Plus besoin donc de multiplier les demandes pour obtenir un document authentifié lorsqu’il est requis dans différentes démarches.

Outre le gain de temps, la version électronique du certificat de recherche apporte une sécurité accrue contre la fraude, la validation en ligne permettant d’éviter des cas de fraude ou de manipulation, selon la CNQ. Chaque certificat comporte un numéro unique et un code de vérification permettant aux utilisateurs de confirmer son authenticité directement sur le site de la Chambre.

À noter que les certificats émis en format papier avant le 10 juin sont toujours valides. Ils ne peuvent toutefois être validés en ligne.

Procédure différente au Barreau

Les avocats pouvant détenir les testaments de leurs clients, il est aussi nécessaire de faire une demande de recherche testamentaire auprès Barreau du Québec. La procédure diffère selon les demandeurs. Les avocats et les notaires sont invités à soumettre leur demande par le biais d’un formulaire disponible sur le site web du Barreau du Québec. Les citoyens, quant à eux, peuvent choisir entre le formulaire en ligne ou le formulaire papier, explique l’organisation par voie de communiqué.

L’émission du certificat de recherche testamentaire par le Barreau n’est pas automatique; un processus de validation est nécessaire. Dès réception de la demande, une vérification est effectuée dans le registre des dispositions testamentaires pour trouver, ou non, un acte au nom du défunt visé par la demande. Le délai de traitement de la demande est généralement inférieur à une semaine.

Le certificat émis par le Barreau est toujours en format papier. Ce document contient un filigrane embossé qui confirme sa validité. L’organisation poursuit toutefois l’objectif d’offrir un certificat en format électronique.