Gestion des dossiers - Obligations générales

Les normes encadrant la tenue de dossiers et de registres sont destinées à protéger à la fois les intérêts des clients et ceux des représentants.

Pour le représentant, ces normes ont pour objectif principal le traitement sécuritaire et efficace des renseignements relatifs aux clients quant à leur collecte, leur utilisation, leur communication, leur conservation, leur accès et leur destruction.

Ce sont notamment les principes visant à protéger le droit au respect de la vie privée qui doivent guider le représentant lorsqu’il traite les renseignements relatifs à ses clients.

La quantité de renseignements recueillis et conservés par un représentant est souvent considérable. De ce fait, adopter des pratiques de tenue de dossiers adéquates ainsi qu’une méthode de classement appropriée, telles qu’exigées par la réglementation, peut être un excellent moyen de gagner du temps et d’accroître son efficacité professionnelle.

De surcroît, cela peut constituer un avantage concurrentiel en permettant d’améliorer la qualité des services offerts à la clientèle, d’effectuer un suivi performant et professionnel avec les clients et de bien se protéger advenant un malentendu ou un conflit.

Que le représentant exerce ses activités professionnelles pour le compte d’un cabinet, d’une société autonome ou d’un courtier ou en tant que représentant autonome, il doit veiller à connaître et à suivre la réglementation qui s’applique à son domaine de pratique en matière de tenue de dossiers.