Assurance et planification financière

Règles de tenue de dossiers

Représentants autonomes, cabinets et sociétés autonomes

Les règles de tenue de dossiers comprennent notamment l’obligation, pour les cabinets, sociétés autonomes et représentants autonomes, de constituer certains dossiers, d’assurer la sécurité des renseignements qui y sont contenus et de tenir les renseignements à jour lorsque nécessaire. Il leur est toutefois possible d’établir des normes plus sévères que celles prévues dans la réglementation. Plus précisément, les règles de tenue de dossiers stipulent que les cabinets, sociétés et représentants autonomes doivent…

• établir un dossier à l’égard de chaque client;
• prendre toutes les mesures nécessaires pour contrer la perte, la destruction ou la falsification des données, qu’elles soient conservées sur support informatique ou autrement;
• prendre des mesures permettant de fournir, dans un délai raisonnable, les renseignements se trouvant dans un dossier client lorsqu’une personne autorisée par la loi souhaite les consulter. Cela exige d’avoir un système de classement et de repérage adéquat.

Représentants rattachés

Le représentant est probablement la personne qui, en première ligne, doit voir à consigner tous les renseignements utiles et nécessaires à la tenue des dossiers clients. S’il exerce ses activités à titre de représentant autonome, il est alors complètement responsable de tenir certains dossiers, d’assurer la sécurité des renseignements qui y sont contenus et de tenir les renseignements à jour lorsque nécessaire. S’il exerce ses activités pour le compte d’un cabinet ou d’une société autonome, c’est souvent lui qui transmettra ensuite les renseignements au cabinet ou à la société autonome, et il devra se conformer aux normes fixées par le cabinet ou la société, d’où l’importance de bien connaître ces normes.