Assurance et planification financière

Le conseiller ne doit jamais minimiser l’importance de s’assurer que le client désigne le bon interlocuteur pour discuter avec lui, en son nom.

La personne-ressource désignée doit être celle qui prendra réellement les décisions quant au régime et avec laquelle le conseiller déterminera les termes du mandat.

Le bon interlocuteur n’est donc pas nécessairement l’administrateur du régime. Il pourrait s’agir du contrôleur, du président, du vice-président des finances ou du représentant syndical, par exemple. Il est également possible qu’il y ait deux interlocuteurs ou même plusieurs preneurs.

C’est en discutant avec la personne désignée que le conseiller sera en mesure de confirmer si elle est habilitée à endosser le rôle de personne-ressource. En cas de doute, il vaut mieux en parler avec le client.

De plus, le conseiller devra vérifier si cette personne connaît bien l’assurance collective ou les rentes collectives, selon le cas. En effet, le devoir de conseil et d’information du conseiller doit être modulé notamment en fonction des connaissances de son vis-à-vis sur le sujet.

Un conseiller qui exerce dans la discipline de l’assurance collective ou dans l’une des catégories de cette discipline (régimes d’assurance collective ou de rentes collectives) et qui souhaite rendre des services ou offrir des produits à un client doit rédiger, dater, signer et remettre un mandat écrit au preneur ou à la personne-ressource désignée par le preneur. Le conseiller doit en conserver une copie dans son dossier client, de même que la preuve de la remise du mandat, par exemple la copie signée par le client ou un accusé de réception.

En pratique, le conseiller obtient souvent de son client des instructions à l’intention de l’assureur sur différents sujets, par exemple le droit d’accès du conseiller aux renseignements sur le régime du client ou le droit de recevoir des commissions. Ces lettres d’instructions du client ne dispensent pas le conseiller de son obligation de préparer un mandat écrit conforme à la réglementation.

Même si ces documents d’usage quotidien sont couramment appelés « mandats » (d’étude et de soumission ou de transfert), ils ne peuvent être qualifiés de mandats en vertu de la réglementation puisque ce ne sont en fait que des lettres d’instructions adressées aux assureurs.

Bien que les lettres d’instructions à l’assureur et le mandat obligatoire en vertu de la réglementation soient différents, ils sont complémentaires dans l’exécution du mandat donné par le client. Le conseiller doit donc, avec le client ou la personne-ressource, vérifier leur cohérence pour s’assurer d’une bonne exécution par toutes les parties.

Trois types de mandat sont habituellement donnés au conseiller.

• Gestion complète
• Transfert du régime
• Étude et soumission

En vertu du mandat de gestion complète ou de transfert du régime, le conseiller devient responsable du dossier. Il pourra obtenir de l’assureur tous les renseignements nécessaires à l’étude du régime en vigueur, négocier avec l’assureur lors de la réception des avis de renouvellement, faire ses recommandations en ce sens au client et recevoir les commissions de l’assureur.

Le mandat d’étude et de soumission, quant à lui, permet au conseiller qui n’a pas cette responsabilité de gestion de consulter le dossier du client assuré aux fins d’analyse du régime et de demandes de soumissions à des assureurs.

Le mandat doit comprendre au moins les éléments suivants :

• Identification du preneur et de la personne désignée à titre de personne-ressource
• Nature et étendue du mandat, notamment…
  • L’analyse des besoins financiers (ABF)
  • Dans le cas d’un appel d’offres portant sur un ou des produits, une comparaison des garanties, incluant les coûts et les divergences observées
  • Dans le cas d’un renouvellement, la description du régime existant et l’analyse de l’expérience du groupe

Le mandat ne peut stipuler que le preneur est tenu de se procurer un produit ou un service financier. La durée du mandat peut être indiquée, mais ce n’est pas un élément obligatoire.

Si, en dehors de la commission versée par l’assureur, le conseiller exige une rémunération de la part de son client (ex. : honoraires, frais pour services rendus, etc.), il doit également divulguer par écrit à son client, avant ou lors de sa prestation de service…

• la rémunération demandée;
• le fait qu’il reçoit une autre rémunération, quelle qu’en soit la forme, notamment une commission, un partage de commission ou tout autre avantage auquel il a droit pour les produits qu’il lui vend ou les services qu’il lui rend;
• le nom du copartageant, le cas échéant.

Cette divulgation n’a pas à être incluse dans le mandat; elle peut faire l’objet d’un document séparé. Le mandat constitue par contre une bonne façon de combiner les deux exigences de conformité.

Pour plus de détails au sujet des renseignements à divulguer sur la rémunération, consultez l’outil Mandat obligatoire en assurance collective de personnes.

Il y a révocation d’un mandat en cours s’il y a une mention claire à cet effet dans un nouveau mandat, ou si l’ancien conseiller est informé de la révocation de son mandat et que le nouveau mandat porte sur les mêmes éléments que le mandat précédent.