Préavis de remplacement

Seuls les représentants en assurance de personnes sont assujettis à cette procédure lorsqu’ils remplacent un contrat d’assurance individuelle d’un client OU qu’ils font adhérer une personne à un contrat collectif d'assurance et que cette adhésion entraîne la résiliation, l'annulation ou la réduction des bénéfices d’un contrat d'assurance individuelle.

N’y sont pas assujettis…

• le représentant non certifié en assurance de personnes;
• celui qui fait adhérer une autre personne à un contrat d’assurance collective de personnes ou de rentes collectives, par exemple le responsable des ressources humaines d’une entreprise;
• le membre d’une société de secours mutuel (ne garantissant pas le versement d’une prestation dans le cas de la réalisation d’un  risque) qui conclut des contrats pour cette société, à moins d’être également certifié en assurance de personnes.

La procédure de remplacement est obligatoire en vertu de la réglementation. Elle constitue un moyen d’informer le client à propos des avantages et inconvénients du remplacement d’un contrat d’assurance de personnes, afin de l’aider à prendre une décision éclairée. Elle a donc pour principal objectif de favoriser la protection du client. Elle est d’autre part le moyen d’aviser l’assureur en cause du remplacement éventuel d’un de ses contrats – ce qui donne la possibilité à cet assureur de communiquer avec le client afin de comprendre le changement demandé, tenter de le dissuader de remplacer son contrat ou lui offrir un contrat équivalent, le cas échéant. Enfin, elle sert aussi le représentant en ce qu’elle justifie sa recommandation de remplacer le contrat.

Favoriser le maintien en vigueur d’un contrat

Le représentant doit privilégier le maintien en vigueur de tout contrat d’assurance de personnes, à moins que le remplacement soit dans l’intérêt du client. Ce n’est que lorsqu’il est en mesure de démontrer que le remplacement va effectivement dans l’intérêt du client que le représentant peut l’effectuer.

De plus, le représentant ne doit pas inciter son client à renoncer à un contrat existant, à le laisser expirer ou à l’abandonner en faveur d’un autre contrat autrement qu’en suivant la procédure de remplacement.

En voulant substituer un contrat d’assurance à un contrat existant, le client pourrait perdre des droits acquis par l’effet du temps. Le représentant doit donc s’assurer que les besoins du client requièrent un changement de contrat.

Voici des raisons pour lesquelles le maintien en vigueur du contrat doit être privilégié.

1. En l’absence de déclaration frauduleuse, un contrat d’assurance vie ou accident qui a été en vigueur pendant plus de deux ans ne peut être annulé ou réduit par l’assureur en raison d’une fausse déclaration ou une réticence (omission dans le but de tromper), ce qui est souvent appelé clause d’incontestabilité.
2. L’assureur ne peut, par une clause générale, exclure ou limiter la garantie d’assurance contre la maladie ou les accidents en raison d’un problème de santé non déclaré dans la proposition, à moins que ce problème de santé ne se manifeste dans les deux premières années de l’assurance ou qu’il y ait fraude.
3. L’assureur ne peut refuser de payer les sommes assurées en raison du suicide de l’assuré, à moins qu’il n’ait expressément stipulé l’exclusion de garantie pour ce cas. Même alors, la stipulation est sans effet si le suicide survient après deux ans d’assurance ininterrompue auprès du même assureur.
4. La santé du client peut s’être détériorée au fil du temps au point où il peut devenir difficile, voire impossible, de trouver une assurance appropriée à des coûts que le client peut assumer.

Réaliser une analyse des besoins financiers

La décision du représentant en assurance de personnes de proposer un remplacement de contrat doit être prise après une collecte de données complète et une analyse des besoins financiers de son client. C’est sur la base de cette analyse qu’il justifie sa recommandation de remplacer le contrat d’assurance actuel du client.

À cet effet, le représentant devrait obtenir du client la copie de son contrat d’assurance de personnes, qui comprend toutes les caractéristiques relatives à sa protection actuelle. Le représentant ne peut pas remplir le préavis de remplacement « au mieux de ses connaissances »; il doit s’appuyer sur des faits véridiques et vérifiables. Le préavis a pour objectif d’illustrer, objectivement, comment le contrat d’assurance proposé correspond mieux à la situation du client en comparant les caractéristiques du contrat actuel et celles du contrat proposé.

1. Contrat existant

Lorsque la souscription d'un contrat d’assurance de personne est susceptible d'entraîner la résiliation, l'annulation ou la réduction des bénéfices d'un autre contrat d'assurance de personnes, la procédure de remplacement doit être suivie. Voici des cas précis où elle s’applique.

• À la suite de la souscription d’un nouveau contrat d’assurance vie, un client décide d’annuler la portion temporaire de l’assurance vie dont il bénéficie dans un contrat d’assurance existant.
• Un client souhaite utiliser la valeur de rachat d’un contrat d’assurance en vigueur pour en souscrire un nouveau.
• Un client qui détient un contrat d’assurance comportant un avenant d’assurance vie pour son enfant souhaite annuler cet avenant et souscrire plutôt un contrat à part entière pour son enfant. Puisque la souscription du nouveau contrat d’assurance aura pour effet l’annulation par le client de l’avenant, un préavis de remplacement est nécessaire. Toutefois, si l’avenant avait été annulé sans nouvelle souscription de contrat, le représentant n’aurait pas eu à remplir le préavis.
• Un représentant recommande à son client de remplacer son contrat signé aux États-Unis, auprès d’une compagnie américaine. Il s’agit d’un contrat d’assurance pour lequel le client doit être informé des avantages et inconvénients de le remplacer, et ce, même s’il provient d’une compagnie d’assurance étrangère.

2. Proposition d’assurance signée

Dans le cas d’une proposition d’assurance de personnes qui a été signée par le client et dont la prime modale a été entièrement acquittée en espèces ou par chèque, la procédure de remplacement doit être engagée. Le signataire de la proposition doit avoir donné les autorisations nécessaires à l’entrée en vigueur du contrat, lesquelles peuvent prendre la forme d’une autorisation bancaire ou d’une autorisation écrite de prélèvement sur son salaire, ou de transfert des fonds d’un contrat à un autre chez un même assureur.

Malgré ce qui précède, la procédure ne s'applique pas dans le cas d’une proposition d’assurance dont la prime a été payée en totalité si un examen médical était requis et qu'il n'a pas eu lieu dans les délais indiqués dans la proposition.

3. Proposition d’assurance assortie d’une assurance provisoire

La procédure doit être suivie lors du remplacement d’une proposition d’assurance assortie d’une assurance provisoire ne dépassant pas un an qui a été signée et dont la prime d’assurance provisoire a été payée.

4. Proposition d’assurance avec surprime

Lorsqu’un assureur, après avoir étudié une proposition soumise par un représentant en assurance de personnes, accepte d’émettre un contrat d’assurance pour le client mais moyennant une surprime, le représentant devra exécuter la procédure de remplacement s’il veut obtenir d’un autre assureur le même contrat, mais sans surprime ou supplément de prime.

5. Adhésion à un contrat collectif d’assurance

La procédure de remplacement doit être appliquée lorsque le représentant en assurance de personnes fait adhérer une personne à un contrat collectif d’assurance et que cette adhésion entraîne la résiliation, l’annulation ou la réduction des avantages d’un contrat d’assurance individuelle.

Contrat d’assurance déjà annulé

Si le client a déjà lui-même annulé son contrat d’assurance avant d’acquérir un nouveau produit auprès d’un représentant en assurance de personnes, il ne s’agit pas d’un remplacement. Un préavis de remplacement n’est donc pas nécessaire.

Toutefois, le représentant doit vérifier que son client a effectivement annulé lui-même son contrat. Il pourrait d’ailleurs profiter de l’occasion pour bien renseigner son client sur les conséquences d’une telle annulation, notamment quant à son assurabilité.

Rente individuelle

Le représentant en assurance de personnes qui remplace une rente individuelle, dont un contrat de capitalisation d’un assureur, n’est pas assujetti à la procédure de remplacement et n’a pas à remplir de préavis de remplacement.

Modifications à un contrat

Lorsque le représentant en assurance de personnes modifie un contrat (ex. : changement de bénéficiaire, annulation d’un avenant) sans lui substituer un nouveau contrat ou qu’il transforme un contrat temporaire en un contrat permanent, il n’a pas à suivre la procédure de remplacement. Il peut tout de même utiliser le préavis pour informer son client des avantages et inconvénients de la modification proposée.

Conséquences sur un contrat collectif d’assurance

Si le contrat susceptible d’être affecté par la souscription d’un nouveau contrat ou par l’adhésion à un contrat collectif d’assurance est lui-même collectif, le représentant n’est pas obligé de remplir un préavis de remplacement. Toutefois, il doit s’assurer du caractère collectif du contrat qui sera affecté avant de déterminer qu’il peut s’abstenir de suivre la procédure de remplacement. Il pourrait obtenir ce renseignement en communiquant avec l’assureur.

Par exemple, l’assurance hypothécaire ou crédit est habituellement de l’assurance collective, mais dans certains cas, le client peut penser qu’il a obtenu une assurance de son institution financière alors que l’assurance a plutôt été souscrite auprès d’une compagnie filiale de cette institution et pourrait donc être individuelle – une distinction que l’institution ne lui a peut-être pas communiquée.

Les contrats d’assurance salaire et invalidité de type « groupe association » peuvent donner l’impression qu’il s’agit d’une assurance collective; il peut aussi s’agir d’une assurance individuelle pour laquelle un préavis est nécessaire en cas de remplacement. Il est important de vérifier les termes du contrat ou de communiquer avec l’assureur en cas de doute.

Le représentant doit donc faire preuve de prudence. En cas de doute, il devrait toujours remplir un formulaire de préavis de remplacement.

Le représentant en assurance de personnes ne doit pas…

• contourner la procédure de remplacement en conseillant à son client de ne pas lui faire connaître ses intentions quant au contrat qu’il détient déjà – si le client mentionne qu’il prévoit annuler son contrat actuel dans un an, le représentant doit remplir un préavis de remplacement;
• inciter son client à renoncer à un contrat d’assurance, le laisser expirer ou l’abandonner en faveur d’un autre contrat sans suivre la procédure de remplacement.

Un formulaire de préavis de remplacement unique est prévu dans la réglementation; on doit l’utiliser pour tous les types de contrats d’assurance individuelle à remplacer (vie, invalidité, maladies graves, etc.).

Ce formulaire permet au représentant en assurance de personnes d’expliquer en quoi le remplacement d’un contrat d’assurance est à l’avantage du client. Il contient plusieurs questions ouvertes qui l’aident notamment à informer le client sur des aspects particuliers de sa situation.

Pour consulter le formulaire, cliquez ici.

Nombre de formulaires à remplir

Si le représentant en assurance de personnes propose de remplacer plusieurs contrats par un seul, il devra remplir un préavis de remplacement distinct par contrat remplacé. De même, s’il recommande de remplacer un contrat d’assurance par plusieurs autres, chacun de ces nouveaux contrats fera l’objet d’un préavis distinct, à moins que les preneurs soient différents.

Précisions

• Le numéro du préavis doit être le même que celui de la nouvelle proposition d’assurance.
• Les avis importants au consommateur concernant les étapes du remplacement et son impact sur les clauses d’incontestabilité et de suicide doivent être lus et expliqués au client. Ce dernier doit comprendre la signification de ces avis, les signer et les dater.
• Une copie du formulaire rempli et signé par le représentant doit être remise au client au plus tard cinq jours ouvrables suivant la signature de la proposition.
• Le client doit signer le préavis et apposer ses initiales sur chacune des pages du document au plus tard au moment de la livraison du nouveau contrat. Une copie du formulaire rempli et signé par le représentant et le client doit être remise au client, et une autre doit être déposée au dossier du client.

Lorsque le représentant en assurance de personnes considère qu’il est dans l’intérêt de son client de remplacer le contrat qu’il détient, ou lorsqu’il constate que la souscription d’un nouveau contrat ou l’adhésion à un contrat collectif pourrait avoir un impact sur un contrat d’assurance individuelle existant, il doit suivre la démarche décrite ci-dessous.

Il est important de noter qu’à cette étape, le représentant a déjà réalisé une analyse des besoins de l’assuré et qu’il a déterminé que le remplacement est dans l’intérêt du client.

On notera également que la modification apportée à un contrat n’est pas considérée comme un remplacement. Le représentant n’est donc pas assujetti à l’obligation de remplir un formulaire de préavis de remplacement si le contrat d’assurance du client est simplement modifié.

Voici les étapes du remplacement d’un contrat d’assurance :

1. Remplir et signer, avant ou en même temps que la proposition d’assurance, le formulaire de préavis de remplacement.
2. Expliquer le contenu du formulaire au client en comparant les caractéristiques des contrats en vigueur par rapport à ceux proposés et en décrivant les avantages et désavantages du remplacement.
3. Remettre au client une copie du formulaire rempli et signé par le représentant au plus tard cinq jours ouvrables suivant la signature de la proposition.
   
   Le représentant choisira un mode de transmission qui permet au client de recevoir le document en temps requis, c’est-à-dire dans un délai de cinq jours ouvrables. Il devrait aussi convenir au préalable, avec le client, du mode de transmission à utiliser.
   
   Pour simplifier la remise, le représentant peut envoyer le formulaire par courriel, télécopieur, courrier recommandé ou tout autre moyen permettant d’avoir une preuve que l’envoi du document a été effectué et offrant une présomption de réception du préavis par le client. Idéalement, le représentant verra à obtenir une telle preuve (ex. : accusé de réception) pour démontrer que le préavis a non seulement été transmis, mais aussi reçu.
   
   Les règles établies par l’assureur avec qui le représentant traite peuvent être plus restrictives et sévères que celles imposées par la réglementation. Il est donc essentiel de vérifier d’avance auprès de l’assureur quelle marche à suivre il estime satisfaisante.
4. Expédier le formulaire rempli et signé par le représentant au siège de l’assureur dont le contrat est susceptible d’être remplacé, en prenant soin d’utiliser tout moyen permettant d’attester la date de l’envoi (ex. : messager, courrier recommandé, télécopieur, courriel) dans les cinq jours ouvrables après la signature de la proposition d’assurance, et ce, même si la signature du préavis par le client peut se faire (au plus tard) à la livraison du contrat.
   
   L’assureur actuel qui reçoit le préavis de remplacement peut communiquer avec le client pour tenter de le dissuader de procéder au remplacement ou lui offrir un contrat équivalent à celui proposé. Le représentant ne peut empêcher l’assureur de le faire.
5. Expédier une copie du formulaire rempli et signé par le représentant à l’assureur auprès duquel le représentant propose de placer le nouveau contrat, dans un délai de cinq jours ouvrables après la signature de la proposition par le client.  
6. Faire signer le préavis par le client et lui faire apposer ses initiales sur chaque page au plus tard au moment de la livraison du contrat.
7. Conserver dans le dossier du client une copie du formulaire rempli et signé par le représentant et le client