Il devrait être possible d’acheminer à votre client un document par tout moyen technologique, pourvu que celui-ci assure la protection des informations confidentielles qui se trouvent au document. Le support utilisé devrait donc permettre d’identifier l’expéditeur et le destinataire pour éviter toute possibilité de contestation quant à l’intégrité et la provenance des messages. De plus, il devrait permettre de sécuriser l’échange des données, de fiabiliser la conservation des données échangées et de bloquer l’accès aux données confidentielles. Par exemple, les documents pourraient être transmis par le biais d’une voûte sécurisée ou par courriel si vous utilisez une application de courriels cryptés (ou chiffrés) dont la connexion est sécurisée dans les deux sens. Si la copie originale est requise, le courrier recommandé demeure toujours une option.
 
Si votre client ne dispose pas de moyens technologiques, ou n’est pas à l’aise avec ces outils, il pourrait vous autoriser à signer le document pour lui avec votre propre signature. Pour ce faire, vous devrez obtenir une confirmation écrite claire et précise vous autorisant à signer votre nom à l’endroit prévu pour la signature de votre client. En aucun temps cela n’implique d’imiter la signature de votre client ou de laisser croire que c’est le client qui a signé. Ainsi, votre client devrait vous transmettre un courriel ou un message texte vous autorisant à signer le document avec votre propre signature en le décrivant précisément et en mentionnant la date où il vous transmet cette autorisation. Vous pourriez lui suggérer la formulation suivante : « Ce 18 mars 2020, je (nom du client) autorise (votre nom) à signer le formulaire (le décrire en inscrivant l’intitulé du document) sans que ma signature y apparaisse. Ce formulaire doit servir à (décrire l’opération et donner quelques précisions, par exemple achat d’une police d’assurance-vie, d’assurance maladie, modification d’un bénéficiaire ou de couverture, achat ou vente d’un produit d’investissement Y d’une valeur approximative de Z) ». Une copie de cette autorisation devra être conservée à votre dossier en la joignant au formulaire en question. Une fois cette autorisation obtenue, vous pourrez signer le document à l’endroit prévu pour la signature de votre client et inscrire, au-dessous de celle-ci, votre nom en lettres détachées et en ajoutant « dûment autorisé, par courriel (ou message texte) le (date) 2020, par (nom du client) ».
 
Enfin, n’oubliez pas de conserver tout document signé au dossier du client.

Je suis dans l’impossibilité d’attester, comme témoin, de la signature de mon client. Que dois-je faire?

La signature d’un témoin est une validation de l’identité du signataire du document. Le témoin doit avoir vu le client signer et ensuite apposer sa signature.
 
Si un document exige la signature d’un témoin et que vous ne pouvez signer à ce titre, une autre personne présente avec votre client lors de la signature pourrait le faire. Dans cette situation, vous devez obtenir les coordonnées de cette personne et les ajouter au dossier client.
 
Même en cas d’urgence, vous ne pouvez attester de la signature de votre client si vous n’êtes pas en sa présence. Toutefois, si la rencontre avec votre client a lieu par vidéoconférence (par exemple, Skype, FaceTime, ZOOM, Teams), assurez-vous de confirmer son identité et de le voir signer le document de façon manuscrite avant d’apposer votre signature à titre de témoin lorsqu’il vous l’acheminera.
 
Dans le cadre de la transmission du document par un outil technologique exigeant une signature électronique du client, la signature à titre de témoin devrait elle aussi être apposée de façon électronique, alors qu’il semble impossible de voir le client signer le document électronique si vous êtes à distance.
 
Il faut retenir que l’utilisation d’une technologie de signature numérique à double authentification vient valider que la personne qui doit signer le document est bien celle à qui le document est destiné et que c’est bien elle qui le signera. Cette technologie envoie au signataire un hyperlien par courriel vers une plateforme sécurisée et exige une deuxième authentification du signataire, par exemple par l’envoi d’un message texte comprenant un code, qui, une fois ajouté sur la plateforme, lui permettra d’accéder au document et de le signer. Cette technologie permet donc de confirmer l’identité du client. L’utilité de la signature d’un témoin lorsqu’une technologie de signature numérique est utilisée deviendrait alors superflue.
 
En tout temps, il est nécessaire de valider les exigences de l'institution financière visée (assureur, courtier, etc.) par les documents qui nécessitent une signature et d’en garder une preuve au dossier.