Conservation des dossiers
Période de conservation
La période de conservation obligatoire des dossiers clients par le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome varie selon la nature des dossiers. Le représentant doit donc se reporter à la réglementation applicable à la discipline dans laquelle il exerce pour connaître cette période.
Assurance et planification financière
Épargne collective et plans de bourses d'études
Méthode de conservation
Rappelons que, pendant la période de conservation, le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome doit prendre toutes les mesures nécessaires pour contrer la perte, le vol, la destruction ou la falsification des données, qu’elles soient conservées sur support informatique ou autrement.
De plus, le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome doit prendre des mesures permettant de trouver un dossier client dans un délai raisonnable, notamment lorsqu’une personne autorisée par la loi souhaite le consulter. Cela exige donc d’avoir un système de classement et de repérage adéquat.
La règle générale veut que les dossiers soient conservés par le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome dans un lieu sûr. Ce lieu ne doit donc pas être accessible facilement, sauf par les personnes autorisées. À cet égard, un cabinet ou une société autonome doit s’assurer que ses représentants ne puissent avoir accès qu’aux renseignements nécessaires à l’exercice de leurs activités.
Conserver les dossiers dans des classeurs fermés à clé dans une pièce verrouillée constitue donc une bonne façon de remplir cette obligation. Mais toute autre méthode sécuritaire permettant d’atteindre le même objectif serait également acceptable.
Quant à l’obligation relative au repérage, le recours par le représentant à un classeur distinct pour chaque type de dossier, jumelé à une codification adéquate, pourrait donc s’avérer efficace pour trouver rapidement un dossier, quoique d’autres systèmes de codification puissent aussi être efficaces.
En matière de dossiers électroniques, la même règle que celle touchant les dossiers physiques s’applique, en ce sens qu’il faut veiller à ce que la méthode de conservation soit sûre.
Cela suppose que le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome conserve les renseignements de façon que personne, hormis une personne dûment autorisée, n’y ait accès.
De plus, il faut s’assurer que ces renseignements ne peuvent pas être détruits involontairement ou falsifiés. La section Utilisation des technologies de l’information contient plus de détails à ce sujet.
Quant à l’obligation relative au repérage, elle implique l’utilisation d’une méthode de classement efficace permettant de retracer chaque dossier ou registre dans un délai raisonnable.
Destruction des dossiers
Il n’est pas possible ni même souhaitable de conserver indéfiniment tous les dossiers clients. Il est donc prévu qu’après la période de conservation obligatoire des dossiers et la période supplémentaire en cas de conservation pour la gestion des risques par exemple, le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome puisse les détruire en respectant certaines conditions.
Attention! Il faut utiliser un procédé qui garantisse la confidentialité et la sécurité des renseignements qu’ils contiennent.
Le déchiquetage demeure la meilleure méthode de destruction des documents confidentiels. Lorsqu’il n’est pas possible de les déchiqueter, le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome doit les entreposer dans un endroit fermé à clé et les confier à une entreprise spécialisée dans la récupération de papier, qui possède l’infrastructure nécessaire pour la destruction des documents sans danger de fuite de renseignements. Il faut alors obtenir l’engagement de l’entreprise à respecter le caractère confidentiel des documents qui lui sont confiés.
Le site Web de la Commission d’accès à l’information du Québec contient plus d’information au sujet de la destruction sécuritaire des documents contenant des renseignements personnels.
Astuces
Conserver ses dossiers plus longtemps peut s'avérer très utile, mais attention!
Il peut être judicieux pour le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome de conserver les dossiers, livres et registres plus longtemps que la période minimale réglementaire.
Il ne faut pas perdre de vue que ces dossiers constituent l’historique des relations avec les clients. Ils pourraient donc constituer un moyen de défense de taille pour le conseiller en cas de conflit, d’autant plus que les procédures devant le comité de discipline de la CSF sont imprescriptibles, c’est-à-dire qu’elles ne sont pas limitées dans le temps. Ces dossiers pourraient être conservés pour une période plus longue pour assurer une gestion des risques et ainsi permettre à un conseiller de se défendre en cas de plainte disciplinaire, poursuite civile ou autre. Dans ce cas, une mesure de protection additionnelle devra être mise en place pour assurer un haut niveau de sécurité à ces dossiers qui contiennent des données confidentielles. Évidemment, ces dossiers ne devraient pas être conservés indéfiniment pour limiter les risques en cas de bris de confidentialité. Des procédures et calendriers de conservation et de destruction doivent également être implantés pour assurer la protection des données confidentielles contenues aux dossiers clients.
L’utilisation d’un support informatique permet de conserver tous ses dossiers clients pendant de longues périodes tout en économisant de l’espace.
Les dossiers inactifs pourraient par exemple être classés séparément des dossiers actifs et leur accès pourrait être plus restreint.
Il est permis d'adopter des règles plus exigeantes
La réglementation qui encadre la conservation des dossiers et registres établit les règles minimales.
Un cabinet, un courtier, une société ou un représentant autonome peut donc adopter des règles plus exigeantes. Le conseiller qui exerce ses activités pour le compte d'un cabinet ou d’une société autonome doit s’informer des exigences fixées par ce cabinet ou cette société relativement à la tenue et à la conservation des dossiers et registres.
Le recours à un spécialiste…
Le recours à un spécialiste du classement de documents, à un archiviste ou même à un logiciel de classement de données pourrait s’avérer judicieux.