Assurance et planification financière
En matière d’assurance et de planification financière, les renseignements relatifs aux dossiers clients ainsi que les pièces utilisées pour les constituer doivent être conservés par le cabinet, la société ou le représentant autonome pendant une période minimale de cinq ans suivant le plus tardif de ces trois événements :
- la fermeture définitive du dossier du client;
- la date de la prestation du dernier service rendu au client; ou
- l’échéance sans renouvellement ou remplacement du dernier produit vendu au client.
Une fois ce délai de cinq (5) ans écoulé, ces dossiers pourraient être conservés pour une période plus longue pour assurer une gestion des risques et ainsi permettre à un conseiller de se défendre en cas de plainte disciplinaire, poursuite civile ou autre. Dans ce cas, une mesure de protection additionnelle devra être mise en place pour assurer un haut niveau de sécurité à ces dossiers qui contiennent des données confidentielles. Évidemment, ces dossiers ne devraient pas être conservés indéfiniment pour limiter les risques en cas de bris de confidentialité.
Voici de bonnes pratiques à appliquer aux dossiers inactifs :
- Entreposer les dossiers physiques inactifs dans un endroit sécurisé avec un accès limité jusqu’à leur destruction complète et sécuritaire.
- Utiliser un support informatique pour conserver les dossiers électroniques inactifs avec une protection adéquate limitant les accès.
- Classer séparément les dossiers électroniques inactifs des dossiers actifs.