Assurance et planification financière

Dossiers et registres à tenir

Bien qu’en théorie les obligations en matière de tenue de dossiers visent les cabinets, sociétés et représentants autonomes et font l’objet d’un encadrement de l’Autorité des marchés financiers (« l’Autorité »), une grande partie des dossiers clients est d’abord constituée par le représentant qui est en relation directe avec les clients. Le représentant rattaché à un cabinet ou à une société autonome doit se conformer aux règles mises en place par ce cabinet ou cette société et lui transmettre les renseignements pertinents recueillis.

Voici les dossiers et registres qui doivent être tenus par les cabinets, sociétés et représentants autonomes en vertu de la réglementation et qui impliquent le représentant :

Contenu des dossiers et registres

Vous trouverez la liste des documents qui doivent se retrouver dans le dossier client ainsi que ceux que vous devriez ajouter à titre de bonne pratique dans l’outil Dossier client – Assurance de personnes et planification financière

Exigences supplémentaires en assurance collective de personnes

En plus des renseignements généraux, le représentant en assurance collective doit conserver les renseignements suivants au dossier client :

  • Nom du preneur de la police d’assurance collective
  • Nom de la personne-ressource désignée par le preneur
  • Mandat daté et signé par le représentant
  • Soumissions et appels d’offres qui ont été présentés au preneur
  • Rapports de recommandations

Consultez l’outil Dossier client – Assurance collective de personnes pour la liste des documents à conserver. 

Un cabinet doit tenir un dossier sur les activités externes, exercées par chacun des représentants qui agit pour son compte. Une société autonome doit tenir un tel dossier pour tous ses associés et tous les représentants à son emploi. Le représentant autonome doit tenir un tel dossier pour les activités externes qu’il exerce.

Un tel dossier doit contenir les documents et les renseignements suivants :

  • la description de l’activité externe;
  • le cas échéant, la déclaration d’exercice de l’activité externe du représentant;
  • la date du début de l’exercice de l’activité externe et, si connue, la date de sa cessation;
  • les actions prises, le cas échéant, par le cabinet ou la société autonome pour s’assurer que le représentant agit pour son compte conformément à la Loi sur la distribution de produits et services financiers (chapitre D-9.2) ainsi que celles prises par le représentant autonome pour s’assurer qu’il agit conformément à cette loi.

Les cabinets, sociétés et représentants autonomes doivent tous se doter d’une politique de traitement des plaintes ainsi que tenir à jour un registre des plaintes reçues et un dossier pour chacune d’elles, qui comprendra :

la plainte écrite du plaignant, laquelle décrit le reproche visant le représentant, le préjudice réel ou potentiel et la mesure correctrice demandée;
le résultat du processus de traitement de la plainte (documents à l’appui);
la réponse écrite, incluant les motifs, transmise au plaignant.

Le site Web de l’Autorité contient plus de détails à ce sujet.

Le registre des commissions doit contenir…

Le détail de chaque commission

  • Numéro du contrat ou nom du client
  • Nom du client, de l’assureur ou de toute autre personne qui a versé une commission au cabinet, à la société ou au représentant autonome
  • Relevé relatif à chaque commission

Le détail de tout partage de commission

  • Nom des copartageants, leur adresse et les disciplines pour lesquelles ils sont inscrits
  • Nom des personnes parties à la transaction, objet et date de la transaction
  • Pourcentage de la commission ou montant fixe en résultant, et façon dont la commission est répartie entre les copartageants

Les registres comptables contiennent tous les renseignements relatifs à la comptabilité générale du cabinet, de la société ou du représentant autonome. Ces renseignements doivent être intégrés dans un système de comptabilité fonctionnel.

En plus des registres comptables, lorsque des sommes sont perçues pour autrui, un registre de compte séparé doit être tenu par les cabinets, sociétés et représentants autonomes. Ce compte séparé doit être distinct du compte d’opérations des cabinets, sociétés et représentants autonomes. Un représentant pourrait par exemple accepter de l’argent comptant pour le paiement de la première prime d’un contrat d’assurance, déposer cette somme dans le compte séparé et ensuite tirer un chèque pour l’assureur.

Ce registre doit contenir les données concernant toutes les sommes payées ou versées dans le compte séparé, en plus d’indiquer toutes les sommes perçues ou reçues pour autrui qui y ont été déposées. Ces obligations doivent être respectées même si la somme perçue est minime et même si une somme n’est perçue qu’une seule fois. Il n’existe aucune exception à ces obligations.

À ce sujet, le représentant autonome qui ouvre un compte séparé doit en informer l’Autorité par l’envoi d'une déclaration relative à l’ouverture de ce compte. L’Autorité doit également être informée lors de changements au compte séparé ou lors de sa fermeture.

Dans l’éventualité où le représentant autonome ne percevrait pas de sommes pour autrui, il n’est pas tenu de posséder un compte séparé. Toutefois, il doit alors transmettre à l’Autorité une déclaration relative à l’absence de compte séparé.

De plus, le registre de compte séparé doit présenter les renseignements suivants :

  • Nom du client
  • Numéro du contrat d'assurance ou de tout autre contrat en regard duquel le représentant a reçu un montant
  • Montant et objet de la transaction