La CSF accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre de ses activités. De plus, la CSF est soumise à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, qui lui impose la responsabilité d’assurer la confidentialité des renseignements personnels qu’elle détient en plus de devoir prendre les mesures de sécurité qui s’imposent pour ce faire. Conséquemment, la CSF a adopté des mesures de sécurité et de contrôle très rigoureuses afin d’assurer la protection de ces renseignements.
Faire une demande d'accès
En matière d’accès aux documents, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels établit le principe selon lequel toute personne qui en fait la demande a droit d’accès aux documents de la CSF. Certaines conditions doivent cependant être remplies afin que la CSF donne accès à un document :
- Ce document doit déjà exister et être détenu par la CSF;
- La demande doit être suffisamment précise pour permettre à la CSF d’identifier le document requis;
- Le document ne doit pas constituer une esquisse, une ébauche, un brouillon, une note préparatoire ou un autre document de même nature.
De plus, l’application de certaines restrictions prévues à la Loi peut justifier un refus d’accès. Notamment, la CSF peut ou doit, selon le cas, refuser de confirmer l’existence ou de communiquer un renseignement dont la divulgation :
- serait susceptible d’entraver une enquête à venir, en cours ou sujette à réouverture;
- serait susceptible de révéler une méthode d’enquête, une source confidentielle d’information, un programme ou un plan d’action destiné à prévenir, à détecter ou à réprimer le crime ou les infractions aux lois;
- serait susceptible de causer un préjudice à une personne qui est l’auteur du renseignement ou qui en est l’objet;
- est interdite par une décision du comité de discipline de la CSF au motif qu’il a été obtenu alors que le comité siégeait à huis clos ou que celui-ci a rendu à son sujet une ordonnance de non-publication, de non-divulgation ou de non-diffusion;
- serait susceptible de révéler le délibéré du comité de discipline.
De même, la CSF doit refuser de communiquer un renseignement personnel ne concernant pas le demandeur, à moins que la personne concernée par ce renseignement ne consente à sa communication et qu’aucune restriction ne soit par ailleurs applicable.
Pour formuler une demande d’accès à un document de la CSF ou à un renseignement personnel, vous pouvez remplir le Formulaire de demande d’accès en y indiquant de façon précise le document recherché. Veuillez noter que l’utilisation de ce formulaire n’est pas obligatoire. Acheminez ensuite votre formulaire dûment rempli ou votre demande à la CSF à l’attention du responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels :
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels :
Christian Faubert, vice-président services corporatifs
- Chambre de la sécurité financière
- 2000, avenue McGill college,
- 12e étage
- Montréal (Québec)
- H3A 3H3
Par courriel : responsableacces@chambresf.com
Comme la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels le prévoit, l’accès à un document est gratuit, mais la CSF peut exiger des frais n’excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction ou de la transmission du document. Ces frais sont fixés par le Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, r. 1.1). Ils seront divulgués au préalable à la personne ayant formulé la demande d’accès, le cas échéant.
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels prévoit que la CSF doit répondre à une demande d’accès dans les 20 jours suivant la date de sa réception par le responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. La CSF peut, dans certains cas, prolonger ce délai d’une période d’au plus 10 jours.
L’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels prévoit qu’une personne peut, lorsque sa demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels ou, dans le cas où le délai prévu pour répondre est expiré, demander à la Commission d’accès à l’information de réviser cette décision. La demande de révision doit être faite par écrit; elle peut exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée. Les demandes de révision doivent être adressées à la Commission d’accès à l’information dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de l’expiration du délai accordé au responsable pour répondre à une demande.
Politique de confidentialité
La Chambre de la sécurité financière (ci-après la « CSF » ou « nous ») vous remercie de visiter son site web (ci-après notre « site ») et de prendre connaissance de sa politique de confidentialité à l’égard de son site (ci-après la « politique »).
Conformément à l’article 286 de la Loi sur la distribution de produits et services financiers, RLRQ., c. D-9.2 (ci-après la « LDPSF »), la CSF est soumise à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q., c A-2.1 (ci-après la « Loi sur l’accès »). La CSF doit donc prendre les mesures raisonnables visant à assurer la protection des renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits.
Par la présente politique, nous désirons vous expliquer quel type d’information nous recueillons lorsque vous visitez notre site ainsi que quand, comment et pourquoi nous les recueillons. Nous souhaitons aussi vous expliquer comment nous veillons à la protection de vos informations recueillies sur notre site.
1. Les fichiers témoins (« cookies »)
Nous désirons vous informer que nous stockons sur notre site des fichiers témoins communément appelés « cookies ».
Le fichier témoin est un petit fichier texte qui est sauvegardé sur le disque dur de votre appareil afin de vous identifier. Ainsi, lorsque vous visitez notre site, nos serveurs transmettent des fichiers témoins sur votre appareil.
Nous utilisons quatre fichiers témoins, ce qui inclut Google Analytics ainsi que trois autres fichiers témoins qui sont utilisés dans le cadre de l’exploitation du site.
La plupart des navigateurs vous permettent de gérer les fichiers témoins qui sont déposés sur votre appareil. À tout moment, vous pouvez modifier vos paramètres afin de désactiver les fichiers témoins enregistrés sur votre appareil par l’entremise de votre navigateur. Pour en savoir davantage, veuillez consulter les paramètres de votre navigateur. Même en désactivant les fichiers témoins, vous pourrez consulter les pages de notre site.
2. Les informations recueillies par les fichiers témoins
Lorsque vous accédez à notre site, automatiquement, et sans que vous ayez à intervenir, un échange d’information s’effectue entre votre appareil et notre serveur, et ce, en raison des fichiers témoins.
Les informations ainsi recueillies sont les suivantes :
- Le nom de votre domaine, si vous détenez un compte privé d’accès;
- Votre protocole IP (« Internet Protocol » ou « IP »);
- Le navigateur et le système d’exploitation avec lequel vous accédez au site;
- La date et l’heure de la connexion au site;
- Les pages de notre site que vous avez consultées;
- L’adresse du site à partir duquel vous avez atteint notre site.
Les informations recueillies sur notre site par les fichiers témoins sont anonymisées. Ainsi, la CSF ne pourra pas vous identifier personnellement à partir des informations recueillies.
3. Utilisation des fichiers témoins
La CSF a trois utilisations distinctes des informations recueillies sur notre site par les fichiers témoins.
- Nous les utilisons afin de connaître les habitudes de consultation de notre site afin d’en assurer le bon fonctionnement, d’en améliorer la performance et de nous assurer que celui-ci répond aux besoins des internautes.
- Nous les utilisons pour des fins de statistiques quant aux visites sur notre site.
- Nous les utilisons à des fins publicitaires, mais uniquement dans le cadre de notre mission, soit la protection du public, en veillant à la déontologie, la discipline et la formation de nos membres. Ces derniers sont les représentants en assurance de personnes, les représentants en assurance collective, les représentants en épargne collective, les représentants de courtiers de plans de bourses d’études et les planificateurs financiers.
4. Si vous nous transmettez des renseignements personnels
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier.
Vous pouvez visiter notre site et nous transmettre des renseignements personnels. Nous avons pris des mesures raisonnables afin de nous assurer que les pages de notre site qui vous permettent de nous transmettre des renseignements personnels sont bien sécurisées.
Nous prenons aussi toutes les mesures nécessaires afin de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels qui sont recueillis sur notre site, et ce, conformément aux lois applicables. Les messages électroniques échangés sur notre site sont traités avec les mêmes mesures de confidentialité que nous appliquons pour le courrier postal. Ainsi, nous nous assurons que seules les personnes autorisées de la CSF ont accès à vos renseignements personnels, et ce, uniquement dans le contexte de l’exercice de leurs fonctions. Vos renseignements personnels ne seront utilisés qu’aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ils seront conservés et détruits de façon sécuritaire.
Nous ne transmettons pas vos renseignements personnels à des tiers, à moins que vous y consentiez ou sous réserve de cas bien précis prévu à la Loi sur l’accès. Par exemple, la CSF peut devoir partager certains de vos renseignements personnels avec un organisme public du Québec qui doit aussi respecter la Loi sur l’accès.
5. Liens vers d’autres sites et limites de responsabilité
Notre site peut vous proposer des liens pertinents vers d’autres sites web exploités par des tiers. Vous devez savoir que lorsque vous visitez un site à partir d’un hyperlien que nous vous proposons, il peut vous faire quitter l’espace virtuel de notre site. Ainsi, dès ce moment, les informations échangées automatiquement ou volontairement avec un autre site ne seront plus assujetties à la présente politique, mais bien à celle de l’autre site en question. La CSF n’est aucunement responsable des propos et des contenus inclus sur les autres sites référés en hyperlien. De même, la CSF ne peut garantir qu’un autre site prendra les mesures pour protéger vos informations.
6. Respect de la politique, commentaires, demandes ou plaintes
Le responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de la CSF est la personne chargée de veiller à l’application de la présente politique ainsi que toutes les obligations de la CSF découlant de la Loi sur l’accès.
La Loi sur l’accès vous donne le droit d’obtenir tout renseignement personnel que la CSF détient sur vous, sauf exception, notamment prévue à celle-ci. Vous pouvez aussi, sous réserve des dispositions prévues à la Loi sur l’accès, exiger qu’un renseignement inexact ou équivoque soit rectifié ou détruit. Pour formuler ce type de demande, vous pouvez compléter le formulaire suivant ou écrire directement au responsable de l’accès à l’adresse suivante : responsableacces@chambresf.com.
7. Règles relatives à la protection des renseignements personnels
Pour consulter les règles encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels de la CSF, veuillez téléchargez les Règles relatives à la protection des renseignements personnels.
Nous joindre
2000, av. McGill College, 12e étage
Montréal (Québec) H3A 3H3
Par courriel : info@chambresf.com
Tél : 514 282 5777 ou 1 800 361-9989 (sans frais)